ChatBrief マニュアル

ChatBrief を使いはじめるまでの準備と、毎日の使い方をまとめています。

1. はじめる前に

必要なもの	説明
Google アカウント	ログインに使います。管理者が「利用メンバー」に追加したメールアドレスの Google アカウントでログインします。
Chatwork の APIトークン	Chatwork の会話を取り込むために、使う方それぞれが発行します（3. APIトークンの登録）。
ブラウザ	パソコンやスマートフォンのブラウザで使えます。【確認】動作を確かめたブラウザの一覧

ChatBrief を使える会社の登録と、最初の管理者の登録は bizport が行います。

ご案内した住所（https://chatbrief.bizport.cloud/会社ごとの名前/）か、このページの右上の「ログイン」を開きます。
「Google でログイン」を押し、利用メンバーに登録されたメールアドレスの Google アカウントを選びます。
自分の会社のボードが開きます。

スマートフォンでは、ブラウザの「ホーム画面に追加」で ChatBrief をホーム画面に置くと、アプリのように開けます。

ログアウトは、右上の丸いアイコン →「ログアウト」です。共用のパソコンでは、使い終わったら必ずログアウトしてください。「すべての端末からログアウト」を押すと、ほかの端末のログインもまとめて終わります。

3. Chatwork の APIトークンの登録

ChatBrief は、登録した方の APIトークンで、その方が参加しているルームを取り込みます。使う方それぞれが登録してください。

Chatwork の画面で、右上の自分の名前 →［サービス連携］→［API Token］を開き、APIトークンを発行します。
ChatBrief の「設定」→「Chatwork API 連携」に貼り付けて「登録」を押します。
「連携済み」と表示されれば完了です。画面には APIトークンの末尾4桁だけを表示します。

設定 → Chatwork API 連携（例。ほかのメンバーの登録と状態も見られます）

組織のプランでは、APIトークンの発行に Chatwork の組織の管理者の許可が要る場合があります。【確認】許可の申し込みの手順

ご利用料金は、登録した Chatwork のアカウントの数で決まります（1アカウントにつき月額 3,000円・税抜）。新しくアカウントが登録されると、管理者にお知らせが届きます。

4. 取り込むルームを選ぶ

「設定」→「取り込むルーム」に、登録した方が参加しているルームが並びます。チェックの入ったルームの新しい発言を、1時間ごとに取り込みます。

設定 → 取り込むルーム（例。注意があるルームには札が付きます）

新しく参加したルームは、自動で一覧に加わります。不要なルームはチェックを外してください。
同じ発言を二度取り込むことはありません。何人が同じルームに参加していても、取り込みは1回です。
個人どうしのチャットやマイチャットの内容は、管理者だけが見られます。【確認】この書き方でよいか

5. ボードの見方

「タスクボード」で、会社のタスクをまとめて見られます。上の切り替えで「かんばん」と「一覧」を選べます。

タスクボード（例）。上の数字は、期限切れ・今日が期日・3日以内・返事待ち・まだ確かめていない AI の提案

状態（かんばんの列）

状態	意味
未着手	まだ手をつけていないもの
対応中	取りかかっているもの
先方待ち	相手からの返事や書類を待っているもの
完了	終わったもの
対象外	タスクではなかったもの（AI の読み違いなど）

札の意味

札	意味
高中低	優先度。タスクの詳細で変えられます。
AI の提案	AI が会話から拾ったもの。内容を確かめて「確認済みにする」を押してください。
Chatwork のタスク	Chatwork でタスクとして登録されたもの。Chatwork で完了にすると、ボードでも完了になります。
返事待ち	顧問先の発言に、決めた時間（営業日で数えます）を過ぎても返事がないもの。同僚が返事をすると自動で完了になります。
手入力	ボードで人が足したもの。

絞り込み（担当・顧問先・状態など）を使うと、自分の分だけを見ることもできます。

6. タスクを直す

タスクを押すと、右に詳細が開きます。内容・期日・状態・担当・優先度・分類・メモを直して「保存」を押します。

タスクの詳細（例）。AI の提案は「確認済みにする」で確定

AI の提案は、内容を確かめたら「確認済みにする」を押します。違っていれば状態を「対象外」にします。
メモは同じ会社のメンバーが見られます。対応の経過を残すのに使ってください。

7. お知らせ

Chatwork のマイチャット

APIトークンを登録した方それぞれのマイチャットに、その方の担当のタスクと、参加しているルームの担当が決まっていないタスク・返事待ちを送ります。

朝のまとめ（営業日の8時台）：期限切れ・今日が期日・3日以内・返事待ち・まだ確かめていない AI の提案
今日の念押し（営業日の15時台）：今日が期日で、まだ終わっていないもの
取り込みが止まった・AI を一時停止した、などのお知らせは管理者だけに送ります。
管理者は「設定」→「お知らせ」で、送るかどうかと、顧問先名や内容まで出すか件数だけにするかを選べます。

設定 → お知らせ（例）

この端末の通知（スマホ・パソコン）

「設定」→「この端末の通知」で「この端末で通知を受け取る」を押すと、その端末に件数のお知らせが出ます。ロック画面にも出るため、顧問先名や内容は出しません。端末ごとに設定します。

iPhone・iPad では、Safari の［共有］→［ホーム画面に追加］で ChatBrief をホーム画面に置き、そこから開くと設定できます。

8. 会話の記録

「会話」で、取り込んだ会話を読み返せます。添付ファイルも保存しています。あとから経緯を確かめられるよう、取り込んだ時点の内容を記録として残します。そのため、取り込んだあとに Chatwork の側で発言を直したり消したりしても、ChatBrief の記録は取り込んだ時点のままです。【確認】保存期間

会話（例）。ルームごと・月ごとに読み返し、検索もできます

9. 管理者の作業

作業	場所と説明
メンバーを追加する	「設定」→「利用メンバー」でメールアドレス（Google アカウント）を入力して追加します。管理者は何人でも設定できます。
権限を変える	同じ一覧で「管理者」「メンバー」を切り替えます。
アカウントを確かめる	「設定」→「Chatwork API 連携」で、登録されている Chatwork のアカウントと状態を確かめ、不要な登録を外せます。
ご利用状況を見る	「設定」→「ご利用状況」で、今月のポイント（全体とメンバーごと）とご利用料金の目安を確かめられます。メンバーは自分の分だけが見えます。

10. 困ったとき

ボードの上に注意書きが出たときは、次のとおり対応してください。

注意書きの例（APIトークンが無効・お試しが終わった）

注意書き	対応
あなたの Chatwork の APIトークンが無効です	Chatwork で APIトークンを発行し直し、「設定」→「Chatwork API 連携」で登録し直してください。
一部のメンバーの APIトークンが無効です	管理者が「Chatwork API 連携」でどの方かを確かめ、その方に登録し直してもらってください。
Chatwork と連携できません	登録されているすべての APIトークンが無効です。どなたかが登録し直してください。
Chatwork の取り込みが止まっています	しばらくたっても続く場合は、bizport までお問い合わせください。
AI によるタスクの自動作成を一時停止しています	無料のお試しが終わったか、今月の利用の上限に達したか、管理者の設定で止めています。メッセージの保存・ボード・お知らせは続いています。お試しが終わったときは、ご契約いただくと再開します。

そのほかのお問い合わせは、bizport のお問い合わせフォームからどうぞ。